« Notre guide préconise la signature d'une charte de facturation entre cocontractants », Virginie Beaumeunier, présidente de l’Observatoire des délais de paiement

Pourquoi ce « Guide des bonnes pratiques pour limiter les retards de paiement dans les relations interentreprises » ?

L'idée était d'associer un document pédagogique aux autres mesures, notamment répressives, qui existent pour lutter contre les retards de paiement. Il faut jouer sur tous les leviers, dans un contexte qui s’est un peu tendu en raison de l'inflation. Je voulais aussi relancer la dynamique de l'Observatoire, dont j’ai pris la présidence en juin 2023. La baisse des délais de règlement moyens plafonnait ces dernières années : on est toujours sur ces 15 milliards d’euros de trésorerie qui échappent aux PME. Nous avons constitué un groupe de travail avec les volontaires, afin de réunir autour de la table des représentants des grandes entreprises et des PME et TPE et de travailler sur des mesures concrètes qui feraient consensus. Par ailleurs, le choix a été fait de nous focaliser sur les délais de paiement inter-entreprises, pour ne pas doublonner avec les travaux de l'Observatoire économique de la commande publique.

Quelles sont les préconisations qui ont suscité le plus de débats ?

Nous avons notamment beaucoup échangé sur la phase préalable, autrement dit l'entrée en relation contractuelle. Le guide recommande la signature d’une « charte de facturation » entre les parties, afin de bien formaliser la relation contractuelle et que chacun ait conscience des exigences et contraintes de l'autre en la matière. Il s’agit de mettre noir sur blanc l'organisation du système de paiement, comment la facturation va s'opérer et comment elle va être reçue, de manière à s'assurer qu'elle arrive au bon endroit, et avec les bonnes mentions. Cela nous a paru très important.

Comment se positionne le guide concernant la facturation électronique – qui va devenir obligatoire entre entreprises à partir de septembre 2026 ?

Ce sujet aussi a été longuement débattu ! Le document adopte une vision plutôt positive – même s’il est vrai qu’il a été finalisé avant l'annonce de l'arrêt de la plateforme gratuite publique pour la facturation BtoB. Le guide rappelle que pour toute la phase « impliquant la reconnaissance et la validation des montants facturés, la facturation électronique peut constituer un accélérateur du paiement des fournisseurs ». L’horodatage de la réception de la facture permettra d’éviter les débats et de mieux contrôler le respect des délais.

Les PME ne doivent pas attendre le dernier moment pour se préparer à cette dématérialisation, c'est aussi le message qu'on a voulu passer. Et elle peut être l'occasion, parfois, de mettre en place un nouveau système comptable ou logiciel, avec à la clé des gains de temps dans les entreprises. Evidemment, cela ne suffit pas, il faut aussi une prise de conscience, notamment dans les grandes entreprises au plus haut niveau, que régler ses fournisseurs dans les délais est essentiel.

Dans les marchés de travaux, l’intervention du maître d’œuvre complique le processus…

Le guide rappelle à cet égard que « le maître d’ouvrage doit prévoir, sur la plateforme de dématérialisation de facturation, que l'intervention du maître d'œuvre est incluse dans le délai de paiement de l'entreprise ». C'est une règle légale, mais disons qu'en paramétrant correctement le logiciel cela garantira une meilleure application.

D’autre part, des bonnes pratiques sont mises en avant sur ce sujet de la validation des prestations. Le guide constate que dans le secteur de la construction fleurissent des dispositions contractuelles « susceptibles de complexifier la relation et de retarder le paiement complet de la prestation », notamment pour le règlement du solde. Des entreprises attendent parfois pendant une année le paiement du décompte général et définitif, ce qui constitue une retenue complémentaire à celle déjà prévue. Nous soulignons donc que le règlement du solde doit lui aussi respecter les délais légaux et qu’à défaut, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire sont dues. Ce qui est un rappel pour les clients, mais aussi pour les fournisseurs, qui ne doivent pas hésiter à les réclamer. Cela illustre l’objectif de ce guide, qui n’est pas révolutionnaire en soi, mais dégage à toutes les étapes de la relation contractuelles des pratiques recommandées, en se plaçant du point de vue des clients comme des prestataires.