A l’heure où le BTP, à dire d’expert, entre dans une ère de turbulences, la mise en place de règles – basiques – de contrôle interne semble particulièrement nécessaire, quelle que soit la taille de l’entreprise. Philippe Tissier, commissaire aux comptes du cabinet Dauge et associés (réseau Horwath), nous en livre les dix points clés.
Instiller dans l’entreprise une culture du contrôle interne
Avoir une culture de contrôle interne impose l’existence et le partage de valeurs d’intégrité et d’éthique dans l’entreprise. Ces règles de base sur le mode de fonctionnement des relations entre les salariés eux-mêmes, entre la direction et les salariés, ou encore vis-à-vis des clients et fournisseurs, doivent être formalisées par écrit puis largement diffusées au sein de l’entreprise. Cette formalisation peut se faire au travers d’une certification, d’une politique de recrutement, d’une politique de sécurité sur les chantiers, par exemple.
Mettre en place un organigramme
Il faut désigner les bonnes compétences, aux bons endroits, pour s’assurer de leur efficacité et de leur respect. Une entreprise qui ne disposerait pas de ce document pourrait susciter des interrogations quant à son mode d’organisation et de fonctionnement.
Séparer les fonctions
Cela va de pair avec la mise en place de l’organigramme. Il faut que chacun puisse identifier ses attributions afin de se sentir motivé mais également responsable.
Etablir un tableau des « autorisations »
Chaque personne investie d’une responsabilité dans l’entreprise doit pouvoir en connaître précisément l’étendue ainsi que les limites.
Il est donc impératif d’établir des règles en matière d’autorisation, afin de déterminer qui détient les signatures légales ; qui est habilité à passer des commandes ; et qui a pouvoir de décision sur des problématiques diverses telles que la perte de produits, les gestes commerciaux…
Mettre en place des contrôles de 2e ou 3e degré
Une fois mises en place au sein de l’entreprise, ces règles et procédures internes doivent être correctement appliquées. Il convient de s’en assurer par des contrôles ou des procédures spécifiques qui constituent un contrôle au deuxième degré.
Ce type de contrôle peut être utilement renforcé par un contrôle externe, c’est tout le sens de la mission du Commissaire aux Comptes qui, à cet égard, apporte aux PME une véritable valeur ajoutée par ses constatations et ses recommandations.
Déterminer une chronologie des séquences des documents
Plusieurs types de documents doivent faire l’objet de séquences : bons de commande, factures clients, devis... Il convient d’assurer la maîtrise de l’exhaustivité du suivi de ces opérations. Un « trou » entre deux factures, par exemple, peut être le fait d’une erreur (informatique, notamment), voire d’une fraude.
Effectuer des rapprochements bancaires
Derrière toute opération d’entreprise il y a des opérations d’encaissement et de décaissement. Le rapprochement bancaire permet de s’assurer que ces opérations ont bien été passées. Il permet d’identifier les opérations non comptabilisées et, à ce titre, représente un moyen de contrôle de régularité fort.
Valider et contrôler les opérations diverses
Une écriture d’opération diverse est une écriture manuelle du chef comptable, qui complète, corrige ou annule l’enregistrement d’une opération. Elle doit donc faire l’objet d’une surveillance particulière.
Un compte client doit normalement se solder par un règlement ou par un avoir. Si celui-ci se solde par une écriture d’opération diverse, c’est le signe que quelque chose ne s’est pas passé normalement. Il convient alors de comprendre le bien-fondé de ces écritures pour déceler d’éventuelles fraudes.
Sauvegarder ses données
Beaucoup de PME du BTP ont aujourd’hui des systèmes de sauvegarde de leurs fichiers, ainsi que des protections contre les virus. En revanche, elles sont peu nombreuses à recourir à des sauvegardes extérieures pour leurs fichiers clés tels que le fichier clients ou le fichier du personnel.
Or, en cas d’incendie par exemple, ce sont des données essentielles qu’elles prennent le risque de perdre.
Protéger et contrôler ses actifs
Il s’agit, avant toute chose, de mettre en place des systèmes destinés à protéger physiquement ses actifs. Les professionnels du secteur constatent tous une recrudescence des vols sur les chantiers ; il faut donc veiller à s’en prémunir au maximum.
En outre, protéger ses actifs impose également la souscription à des assurances adéquates (responsabilité civile, incendie, vols, etc.).
Réaliser un inventaire, une fois par an, permet de contrôler au mieux ses actifs et, au travers des écarts d’inventaire, de déceler des dysfonctionnements dans l’entreprise, notamment au niveau de la gestion des stocks.
