Pour un acheteur public, il existe de multiples façons de faire du sourcing : à l'occasion de salons ou de rencontres, en profitant des retours d'expériences d'autres acheteurs… La Ville de Meudon (Hauts-de-Seine), de son côté, a fait le choix de l' e-sourcing . Elle a pour cela conclu un programme d'innovation, en juillet 2017, avec une entreprise proposant une plate-forme de sourcing cognitif, pour une durée d'un an.
« Nous souhaitions appréhender cette activité via un outil qui a fait ses preuves dans le secteur privé, explique Sophie Baudou, responsable achats-approvisionnement de la Ville. L'objectif était de gagner en efficacité dans l'identification des fournisseurs, mais aussi de gagner du temps grâce à une meilleure définition de notre besoin. » La commune a donc coconstruit avec son prestataire un instrument adapté aux contraintes réglementaires de la commande publique.
Outil sur mesure. Concrètement, la plate-forme se présente comme un catalogue d'entreprises, auquel chaque opérateur économique peut librement accéder, conformément aux principes de la commande publique. Les prescripteurs expriment directement leurs besoins, et « l'outil se charge de faire ressortir les sociétés les plus pertinentes depuis sa base de données fournisseurs », explique la responsable des achats- approvisionnement.
« La force de cet instrument est son moteur de recherche qui ne se focalise pas sur des mots-clés, mais sur des associations de mots-clés », assure-t-elle. Les prescripteurs peuvent ensuite échanger avec les opérateurs économiques par l'intermédiaire de l'outil. Et in fine, ils savent si leur besoin est bien défini, ou s'il faut le compléter.
Convaincre les prescripteurs. Par ailleurs, la Ville de Meudon a veillé à ce que la traçabilité des échanges soit assurée. En effet, les acheteurs doivent garantir que l'ensemble des candidats ont accès aux mêmes informations (art. 5 du décret marchés publics du 25 mars 2016). Ainsi, « tous les échanges sont centralisés sur la plate-forme, et un rapport de sourçage est établi à la fin de l'opération », précise Sophie Baudou.
Autre enjeu : convaincre les prescripteurs d'utiliser cette solution. En effet, la tentation peut être forte de reprendre à l'identique les documents d'une précédente consultation. Il apparaît ainsi nécessaire de les « persuader que le temps passé à bien définir leurs besoins - notamment via cette plate-forme - sera bénéfique et garantira le succès de leurs futures consultations », explique la responsable des achats. Un important travail de communication en interne a donc été réalisé.
« Les premiers retours sont positifs », assure Sophie Baudou. Le partenariat avec le prestataire étant à présent terminé, la Ville réfléchit à la façon de pérenniser l'utilisation de la plate-forme. Et s'interroge sur les types de marchés pour lesquels il serait le plus intéressant de réaliser de l' e-sourcing.
