« Avec 2 500 interventions par an, gérer les plannings simultanément à partir de six agendas papier devenait un casse-tête ! ». Lorsqu’il a repris l’entreprise familiale, Vincent Gaud a mis en place une nouvelle stratégie d’organisation. En investissant dans un serveur qui compte quatre postes, les dépannages sont gérés en temps réel sur Outlook avec Microsoft Exchange : « Chacun peut intervenir sur le planning des autres et ce choix évite les superpositions sur les agendas ». L’entreprise teste auprès de deux de ses techniciens un logiciel sur la tablette Ipad 2 permettant d’éditer devis et factures et de les transmettre au service comptabilité : « Les techniciens utilisent jusqu’ici le papier mais avec le logiciel Codial, ils disposent d’une bibliothèque de prix et d’une base de données de 4 175 clients avec un historique précis des interventions. La connexion au serveur permet d’éviter des doublons sur les fiches de dépannage », explique Vincent Gaud.
D’ici deux mois, tout appel d’un client fera émerger sa fiche sur le poste fixe : « En termes d’accueil, nous saurons immédiatement qui est au bout du fil et nous personnaliserons ainsi le contact », annonce l’entrepreneur qui bientôt pourra aussi confirmer les dates et heures des rendez-vous par SMS. Le plombier chauffagiste ne cherche pas pour autant une rentabilité : « Nous devions franchir ce stade pour nous assurer un confort de travail et sa valeur n’est pas quantifiable ».
