Face au risque d'absentéisme lié à une éventuelle pandémie grippale, les entreprises sont vivement incitées à se doter d'un plan de continuité d'activité (PCA). La mise en place de cet outil peut nécessiter la collecte de données personnelles des salariés comme les coordonnées privées (téléphone fixe ou portable, courriel personnel), ou le type de moyens de transport utilisés. Une demande légitime selon la Cnil, mais qui ne saurait dispenser les employeurs de quelques précautions.
Première exigence : garantir la confidentialité des données collectées. Il s'agit, à cet effet, d'en réserver l'accès aux personnes habilitées du service des RH ou de la cellule de crise constituée dans l'entreprise. Un envoi direct doit en outre être prévu, sous pli ou par mail, à la personne désignée au sein des RH. Il faudra aussi prévoir des mesures pour conserver ces informations. Enfin, précision de taille : ces renseignements doivent être fournis sur la seule base du volontariat.
Informer les salariés
Le recueil des données personnelles implique d'informer les salariés. A cette fin, le formulaire de collecte doit faire figurer le souhait de l'entreprise de pouvoir, dans le cadre d'un plan de continuité d'activité préconisé par les pouvoirs publics, prévenir les travailleurs et organiser le maintien de l'activité. Autres mentions : les destinataires des informations recueillies (service RH et cellule de crise) et le droit pour l'intéressé, conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 -modifiée en 2004- d'accéder à ces informations et de les voir rectifier.
Les recueils de données limités aux coordonnées personnelles et à l'indication des moyens de transport utilisés ne nécessitent en principe pas de déclarer les fichiers. A condition, pour l'entreprise, d'avoir désigné un correspondant informatique et libertés, ou déclaré son fichier de gestion du personnel.
La Cnil, qui s'est rapprochée du ministère du Travail devrait préciser, courant septembre "les meilleurs moyens d'allier la protection des données personnelles et une gestion efficace des risques liés à la pandémie grippale."
