Les entreprises concluent entre elles une convention définissant les règles de gestion et de règlement du compte prorata.
Lorsque le marché est soumis à la norme NF P 03-001 * (cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés privés de travaux), il n'est pas nécessaire de rédiger une telle convention, puisque la norme en comporte déjà une en annexe C. Selon la norme, doivent être inscrites au compte prorata les dépenses d'intérêt commun qui ne correspondent pas à des prestations prévues dans les clauses techniques du marché et qui ne sont pas affectées à un lot déterminé par les annexes A et B.
Ces annexes identifient un certain nombre de prestations qui sont liées à un lot particulier et donc imputées directement à l'entrepreneur titulaire du lot. Par exemple, la charge de fournir et de mettre en place les panneaux de chantier revient en principe à l'entreprise de gros oeuvre.
La tenue du compte prorata est confiée à l'entrepreneur du lot principal, ou au mandataire commun en cas de groupement d'entreprises. Après réception des travaux, ce responsable établit le solde du compte prorata et sa répartition définitive. La ventilation entre les entreprises est faite au prorata du montant des situations cumulées de chacune.
A souligner :
Même si le marché est soumis à la norme NF P 03-001, les parties demeurent libres de déroger aux dispositions afférentes au compte prorata. Elles peuvent ainsi s'écarter des règles prévues à l'annexe C et rédiger leur propre convention de gestion et de règlement du compte.
* La norme NF P 03-001 n'est pas obligatoire : elle ne s'applique qu'aux marchés s'y référant.
