Jérôme André, responsable du service marchés chez Habitat Toulouse
Dématérialiser en totalité la passation de ses marchés, c’est le défi que s’est lancé l’OPH Habitat Toulouse (qui gère près de 17 500 logements) avec la démarche « zéro papier ». Un travail de longue haleine mené par l’équipe de Jérôme André.
En quoi consiste cette démarche « zéro papier » ?
Elle vise à mettre en place un circuit entièrement électronique dans la procédure de passation des marchés publics, du dépôt de l’offre à la notification du contrat. Pour ce faire, nous avons tout d’abord créé un espace informatique mutualisé qui permet d’échanger en interne les données lors de la constitution des DCE (dossiers de consultation des entreprises) puis de l’analyse des offres. Nous avons changé notre plate-forme de dématérialisation et en avons adopté une plus efficiente. En outre, nous communiquons avec les entreprises uniquement par voie dématérialisée, grâce à un service d’opérateur postal numérique. Enfin, nous utilisons un outil de collecte des attestations sociales et fiscales dématérialisées géré par un prestataire externe.
Quel premier bilan faites-vous ?
Nous recevions en moyenne deux à trois offres dématérialisées par an jusqu’en 2014. Nous avons, depuis janvier 2015, interdit le retour des offres en version papier et imposé une réponse électronique. Aujourd’hui 72 % des offres sont déposées via la plate-forme de dématérialisation, les 28 % restants le sont par d’autres voies électroniques (CD, support USB). La clé de la réussite, c’est de pouvoir proposer un outil simple d’utilisation, qui permette un gain de temps. Côté Habitat Toulouse, comme côté entreprises, le délai de dépôt d’un cahier des charges ou d’une offre est passé de trois heures avec l’ancienne plate-forme de dématérialisation à trois minutes sur la nouvelle. Le retour sur investissement a été réel : pour 1 euro investi, nous en avons gagné 10. En plus du gain de coût, cela a permis à notre équipe de se décharger de certaines tâches administratives.
Quels sont les obstacles auxquels vous vous êtes heurtés dans la mise en place du dispositif ?
C’est un changement de mentalités qu’il est nécessaire d’accompagner. Il y a aussi quelques réticences idéologiques, notamment sur la question de la signature électronique. Pour le moment, nous avons contourné cet obstacle : conformément aux conseils de Bercy, dans le cadre des procédures formalisées, nous laissons le choix à l’entreprise de réaliser une signature électronique ou de remettre l’acte d’engagement en version papier. Nous permettons aussi, sans l’imposer, l’utilisation de la signature électronique en procédure adaptée (Mapa).
Quelles seront les prochaines étapes ?
Tout d’abord, nous allons nous doter en 2016 d’un parapheur électronique : cet outil permettra la signature numérique des pièces contractuelles du marché par les différentes directions d’Habitat Toulouse. Il en est de même pour le contrôle de légalité : jusqu’à présent, nous imprimions les dossiers pour les envoyer à la préfecture. A partir du 1er semestre 2016, le dossier sera transmis via le dispositif Actes (Aide au contrôle de légalité dématérialisé). Par ailleurs, nous envisageons de rendre obligatoire l’usage de la plate-forme dématérialisée pour le dépôt des candidatures, et de ne plus accepter les CD et les clés USB.
Toutefois, comme nos principaux fournisseurs sont des TPE/PME, il faut les accompagner dans cette démarche de dématérialisation : nous envisageons notamment de mettre en place des vidéos et des tutoriels. Enfin, d’ici à 2017, nous souhaiterions rendre obligatoire l’usage de la signature électronique pour toutes les entreprises.
