La dématérialisation des déclarations d'intention d'aliéner (DIA), documents nécessaires pour purger le droit de préemption des communes, est en marche. Initiée avec succès par la Ville de Niort (Deux-Sèvres), elle peine pourtant à se généraliser au niveau national. Etat des lieux avec les pionniers niortais, Marielle Golfier, directrice de l'urbanisme et du foncier, et Bruno Paulmier, directeur général des services.
Cette démarche « zéro papier » répond-elle à une obligation réglementaire ?
Marielle Golfier : A l'origine, non. Mais la saisine par voie électronique de l'administration par les citoyens (prévue par le décret du 20 octobre 2016) sera effective en novembre 2018 et inclut le sujet des DIA. L'Etat laisse dix-neuf mois aux collectivités pour trouver des solutions. Il faut donc essayer ensemble de construire le futur pour répondre à ces exigences réglementaires.
Dans quel contexte s'est inscrit le projet à Niort ?
M. G. : En 2003, Niort s'est trouvée confrontée à un problème de personnel auquel est venue s'ajouter une grève de la Poste. Les réponses se perdaient ou arrivaient après le délai de deux mois prévu pour l'instruction d'une DIA. Nous avons réfléchi, avec la direction des services informatiques, à la mise en place d'un système permettant de répondre instantanément à ces demandes de DIA. Nous y avons associé un notaire niortais, intéressé par la démarche. Très vite, un comité de pilotage s'est monté au niveau national et les choses ont démarré ainsi. Cela a abouti à la création d'une plate-forme d'échange et de confiance (PEC), sur laquelle nous recevons les DIA et les renvoyons après instruction.
Quels étaient les bénéfices attendus ?
M. G. : Il s'agissait de gagner du temps, de supprimer l'aléa postal et de réduire les coûts. Finis les échanges de recommandés entre l'administration et les notaires. La dématérialisation évite les doubles saisies et les erreurs, et renforce la sécurité juridique des échanges par une traçabilité complète. Le délai d'instruction a été réduit de moitié, il est inférieur à une semaine. Sur le plan national, on estime le gain financier sur le traitement des 800 000 DIA effectuées chaque année à plusieurs millions d'euros.
Comment avez-vous sensibilisé et formé les agents ?
M. G. : Il s'agissait d'opérer une véritable conduite du changement. Nous avons associé l'ensemble des intervenants au niveau de la collectivité, de l'agent qui instruit jusqu'à l'élu (pour la signature électronique) en passant par l'ensemble des services et la direction générale qui donne aussi un avis sur les DIA.
Bruno Paulmier : Nous avons réalisé des tests sur plusieurs centaines de DIA. Et nous avons constaté que tout fonctionnait. Les agents se sont montrés très enthousiastes, d'autant plus que nous les avions associés dès le départ à toute cette procédure.
A quelles difficultés êtes-vous confrontés aujourd'hui ?
M. G. : Ce qui nous manque aujourd'hui, ce sont les textes qui nous permettraient de généraliser le processus. Nous avons travaillé avec les services de l'Etat à un cahier des charges techniques qui permettrait à toute collectivité de s'inscrire dans la démarche. Il devait faire l'objet d'un arrêté au niveau national. Nous l'attendons pour mai 2017.
B. P. : Aujourd'hui, l'Etat se désengage de la PEC, qui était mise gratuitement à la disposition des collectivités depuis 2014. Les blocages proviennent probablement aussi des différentes administrations qui ne sont pas complètement en phase les unes avec les autres. Nous attendons que l'Etat apporte des solutions.
Avez-vous d'autres projets de dématérialisation ?
M. G. : Nous avons commencé à travailler avec les notaires sur la dématérialisation des certificats d'urbanisme. Nous planchons également avec d'autres communes sur le permis de construire. L'objectif est de pouvoir dématérialiser la totalité des actes.
