Instant phare de la vie des communes, le renouvellement des assemblées délibérantes arrive à grands pas (15 mars – 22 mars). La période qui précède cette échéance est généralement plus calme pour les services achats, et les jours suivants peuvent l’être tout autant.
« Il peut y avoir un long moment avant que la machine ne soit relancée, commente Nicolas Lafay, avocat au barreau de Paris. Les nouveaux élus n’ont pas encore les délégations, et en cas de changement de majorité, la nouvelle équipe pourra vouloir réaliser un audit des services en vue de changements et d’une réorganisation. Par exemple, dans certains cas, cela sera l’occasion de scinder en deux le service juridique et le service commande publique ». Ces élections sont également le moment idéal pour impulser une nouvelle dynamique.
Installer les différentes commissions
Tout en haut de la « check-list » des acheteurs doit se trouver la création des commissions d’appel d’offres (CAO) et de délégation de service public (CDSP). Il est nécessaire que ces organes soient installés rapidement pour deux raisons. Afin, tout d’abord, de respecter le délai de validité des offres lorsqu’un passage en commission est obligatoire. Dans certains cas, « pour les procédures lancées avant les élections, il pourra être nécessaire de demander une prolongation de la validité des offres à tous les candidats si la commission n’est pas élue à temps », analyse Nicolas Lafay. Par ailleurs, « plus vite ces commissions seront en place et plus vite les gros marchés pourront être lancés », témoigne Alain Bénard, président de l’association des acheteurs publics (AAP), conscient du ralentissement de l’activité.
Mettre en place une stratégie d’achat
Pierre Villeneuve, président de l’Association nationale des juristes territoriaux (ANJT), propose de profiter de la lecture, lors de la première réunion du conseil municipal, de la charte de l’élu local (article 2 de la loi du 31 mars 2015) pour commencer à parler de ces commissions. « Il peut être intéressant de prendre pour prétexte ces obligations « de transparence » afin que soient désignés, dans ces commissions, des élus qui peuvent se consacrer exclusivement à ce type de mandat, l’idée étant d’éviter les conflits d’intérêts par la suite ».
Pour ce dernier, c’est également le bon timing pour commencer à parler stratégie d’achat. « Les collectivités voient de plus en plus dans les marchés publics le moyen de mutualiser ou de faire des économies, mais aussi de s’en servir comme support des politiques publiques ». Or, « depuis quelque temps, on sent le besoin d’un nouveau souffle. Par exemple sur l’achat durable, il y a plein de possibilités et pourtant ce sont souvent les mêmes clauses (sociales ou environnementales) qui reviennent », note Alain Bénard. Les communes peuvent donc profiter de ces élections pour signer des chartes, des schémas de promotion des achats publics responsables ou autre small business acts.
Publier une programmation des achats
En parallèle de la mise en place d’une stratégie d’achat, les élections municipales sont aussi le bon moment pour publier une programmation des achats. « Peut-être pas sur la durée du mandat, car six ans c’est long, surtout si une nouvelle équipe est mise en place, mais au moins sur les deux prochaines années », estime Pierre Villeneuve. Pour rappel, il s’agit d’intentions d’achats et non pas d’obligations.
Un nouvel élan pour la dématérialisation ?
Autre opportunité : donner un nouvel élan à la dématérialisation. Pour mémoire, depuis le 1er octobre 2018, les procédures de passation et les échanges doivent être réalisés sans papier. La signature électronique n’est, pour l’instant, pas obligatoire. Pour Nicolas Lafay, la dématérialisation est déjà bien ancrée et fonctionnelle dans les communes. Alain Bénard, de son côté, considère que ces élections sont une nouvelle occasion « pour les directions qui n’ont pas mis en œuvre la dématérialisation totale de se doter d’une signature électronique voire d’un parapheur électronique ».
Enfin, sur ce sujet, Pierre Villeneuve soulève un point de vigilance : « Il faut bien penser le niveau de délégation que le conseil municipal (ou conseil communautaire) va accorder au maire, au directeur général des services ou bien encore au directeur des achats pour éviter les blocages, surtout dans les grosses communes ».
