« L’habit ne fait pas le moine… Mais quand même ! » Pour Alain Bénard, président de l’Association des acheteurs publics, le profil d’acheteur (plate-forme de dématérialisation des marchés) se doit d’être séduisant et fonctionnel pour faciliter l’accès des entreprises aux consultations d’une entité publique, mais aussi la tâche des agents eux-mêmes. Il a donc prodigué quelques conseils utiles en ce sens lors de la première journée de la Folle semaine des marchés publics, organisée par achatpublic.com le 25 novembre.
Trouver les informations facilement
Premier point important, l’accès à l’information sur la plate-forme doit être simple et immédiat pour l’opérateur économique. « L’entreprise doit pouvoir identifier facilement le nom de la collectivité, le cas échéant à l’aide du logo, ainsi que les coordonnées du service à joindre pour avoir des renseignements », explique Alain Bénard.
Bien entendu, elle doit pouvoir trouver aisément les procédures en cours et l’information sur les consultations passées, et les conditions minimales pour répondre sur le profil ; mais aussi, connaître les règles internes de l’acheteur. Ainsi la collectivité indiquera clairement sur son profil quels marchés y figurent (tous ? Ceux au-dessus de 25 000 euros ? De 90 000 euros ?, etc.). « Elle pourra aussi mettre en ligne sa charte ou son guide interne si elle en possède un, livrer des informations sur sa politique achat ».
Pour aller plus loin, l’acheteur peut mettre en ligne des guides pratiques à destination des entreprises, ajouter des liens vers les textes applicables sur des sites officiels et à jour, renvoyer vers le site institutionnel de la collectivité, ou encore, pourquoi pas, « développer une veille permanente et proposer des brèves d’actualité sur la commande publique ».
Se mettre à la place des entreprises
Autre conseil de bon sens prodigué par le président de l’AAP, « la navigation sur le site doit tendre vers l’instinctif ». Il est vrai qu’un opérateur économique doit se familiariser avec autant de profils d’acheteurs que d’acheteurs avec lesquels il souhaite travailler : autant lui simplifier la tâche… De façon générale, il faut « se mettre à la place de l’entreprise qui arrive sur le site ». Et ne pas oublier de vérifier que les modules d’échanges fonctionnent et sont sécurisés… « Et qu’un agent est bien présent derrière pour répondre aux questions ! ».
Ne pas négliger les aspects techniques
Enfin, les questions techniques doivent être étudiées avec soin elles aussi. « Pensez à mettre à disposition les formulaires nécessaires dans un format ouvert, par exemple en Word plutôt qu’en PDF », exhorte Alain Bénard.
Qui recommande, encore, de veiller à la résolution des éventuelles images et à la taille des fichiers, et de se former perpétuellement sur les outils. « Pour ne plus entendre, conclut-il, une entreprise dire qu’elle n’a pas pu télécharger le dossier de consultation ! »
