Le traitement de texte Word et le tableur Excel représentent les deux applications les plus utilisées dans les entreprises. Elles figurent dans l’omniprésente suite bureautique Microsoft Office, dont la licence monoposte est vendue un peu plus de 400 euros.
Face à une facture qui explose, les professionnels peuvent être tentés de ne plus évoluer, de conserver leurs licences compatibles Microsoft 95, 98 ou 2000 pour rédiger leurs documents ou réaliser des tableaux de bord. « Cette décision enferme les utilisateurs dans un environnement logiciel vieillissant, alerte Eric Mahé, responsable nouvelles technologies chez l’éditeur Sun Microsystems France. Surtout, Microsoft n’assure pas de support technique pour les anciennes versions d’Office. Les utilisateurs se retrouvent donc seuls face aux bogues applicatifs. »
Une autre solution consiste à se tourner vers les applications libres de dernière génération. La plus populaire (120 millions d’utilisateurs à travers le monde, près de 700 000 postes de travail installés en France), Open Office, est téléchargeable gratuitement sur Internet. Elle est également vendue sous le nom de Star Office dans un pack comprenant plusieurs CD-Rom ainsi qu’un contrat d’assistance et de maintenance assuré par Sun. « Ce choix d’un outil libre est intéressant car il ne remet pas en cause l’architecture informatique existante. C’est-à-dire qu’il est possible de conserver son système d’exploitation Windows pour installer, tester et utiliser Open Office ou tout autre logiciel libre, assure le consultant Pierre-Emmanuel Muller. Les utilisateurs ne rencontreront pas beaucoup de différences entre les fonctionnalités d’Open Office et celles proposées dans Microsoft Office. L’ergonomie, la prise en main et l’organisation des commandes sont assez similaires. La migration d’une suite bureautique vers une autre s’effectue sans problème. Par exemple, un tableau Excel et ses formules sont repris dans Calc, son équivalent libre. De même, un document Word conserve l’essentiel de sa mise en forme dans Writer. »
Tout n’est pas compatible à 100 %. Dans les faits, le passage d’une suite à l’autre ne se déroule pas toujours dans des conditions optimales. Les experts estiment que deux jours sont nécessaires à un utilisateur d’Excel pour transposer ses habitudes sur Calc. Ensuite, « la migration n’est pas assurée à 100 %, prévient Sophie Baudoux, directeur de la Speig (filiale informatique du groupe Colas). Les formats de Microsoft restent fermés et les ingénieurs du logiciel libre travaillent à l’aveugle. Les macro-commandes (suite d’instructions automatiquement générée par le logiciel, ndlr.) ne sont pas importables. Chez Colas, la migration avait obligé à décortiquer et à corriger les lignes de programmation de quelque 300 applications métiers développées sous Excel ! »
Reste que, colossale à l’échelle de Colas, la tâche s’effectuera plus facilement dans une PME. Pour les applications de gestion, les experts conseillent même à un entrepreneur du BTP d’abandonner Excel pour utiliser un logiciel de gestion dédié, libre ou non. « Enfin, 80 % des fichiers créés dans une entreprise ne sont plus ouverts au bout de quelques jours, rappelle Eric Mahé. 95 % des fichiers ne seront ouverts que pour être lus. Ils peuvent donc être enregistrés au format PDF. »
S’abriter derrière un historique informatique pour ne pas migrer vers le logiciel libre semble être un prétexte insuffisant.
