Nettoyez votre équipementSavez-vous que la poussière peut contribuer à griller un ordinateur ? En s’accumulant dans les aérations, elle empêche le bon refroidissement des éléments. Le grand nettoyage s’impose donc ! Débranchez l’ordinateur, retirez ses parois et aspirez ou soufflez les différents composants avec une bombe à air (7,5 euros la bombe de 250 ml). La souris et le clavier qui s’encrassent vite méritent aussi une bonne toilette. Passez un coup de mousse nettoyante (bombe de 650 ml à 7 euros) et appliquez au coton-tige de l’alcool ménager, plus efficace contre les microbes. Enfin enlevez la poussière sur l’écran plat LCD (spray à 6 euros) et passez un coup de chiffon dans l’imprimante pour éviter les traces noires sur les documents. Idéalement, ces opérations sont à renouveler quatre fois par an.
Sauvegardez vos donnéesCréez un nouveau dossier pour y regrouper par thèmes les différents fichiers de l’année : textes, tableaux, études techniques, fichiers graphiques, etc. Gravez ces données sur des CD ou DVD-Rom, puis supprimez les fichiers obsolètes ou inutiles de votre disque dur. Profitez de l’occasion pour concevoir de nouveaux modèles de fichiers, par exemple en peaufinant la présentation de vos documents commerciaux, devis ou factures. Vérifiez la mise en œuvre d’un enregistrement automatique des fichiers (dans Outils « options » ou « préférences utilisateur »). De préférence, répliquez l’ensemble de votre disque dur sur un disque externe que vous pourrez rapporter chez vous, protégeant ainsi vos données contre le vol ou le feu. Il existe désormais des solutions de très grande capacité de stockage comme le Freecom Classic SL 400 Go (400 euros).
Vérifiez votre sécuritéFaites le tour de vos outils de sécurité informatique : antivirus, antispam, pare-feu, logiciel de restauration de données. Ces logiciels, tel Norton Antivirus 2005 (59 euros) sont commercialisés avec un programme de mise à jour permanente d’une année. Si les applications de sécurité restent en place au-delà, elles ne vous protégeront pas contre les nouveaux risques. Renouvelez votre licence annuelle en ligne. Si vous avez connu quelques soucis dans l’année, profitez-en pour élever votre niveau de sécurité.
Faites le point sur vos logicielsRéalisez un audit rapide de votre parc de logiciels. Vérifiez les trois degrés d’utilisation des applications (« fréquemment », « occasionnellement », « rarement ») par le biais de la fonction « ajout/suppression de programmes » dans votre panneau de configuration. Supprimez les applications qui ne vous servent jamais mais qui occupent beaucoup d’espace sur votre disque dur ; ne renouvelez pas les licences superflues. Pour accélérer les programmes, vérifiez l’utilité des applications s’ouvrant au démarrage et défragmentez régulièrement votre disque dur (« performances et maintenance » dans le panneau de configuration). Vous gagnerez aussi de l’espace disque.
Actualisez votre carnet d’adressesSaisissez l’ensemble des cartes de visites de vos clients, prospects et fournisseurs sur un logiciel de gestion de contacts. Si la tâche est trop grande, utilisez une solution comme Business Card Reader II (200 euros) laquelle vous permet de numériser vos contacts avec un scanner de poche. Ensuite, grâce à la reconnaissance de caractères, l’outil crée automatiquement un carnet d’adresses électronique. Utilisez un logiciel compatible avec un assistant numérique, même si vous n’en avez pas encore un. Mettez à jour vos anciens contacts (changement d’adresse, de fonction, etc.). Grâce aux logiciels de gestion d’adresses, vous pouvez réaliser une campagne d’envois massifs (par mail ou fax) pour vérifier les coordonnées.
Changez d’environnementAprès avoir rangé votre bureau, vous remarquerez peut-être que votre ordinateur n’est pas placé de façon optimale. La médecine du travail recommande d’être assis face à son écran, perpendiculairement à la fenêtre ou à la source de lumière. Le clavier se situe devant l’écran. Celui-ci se positionne en contrebas, à 50 cm minimum de l’utilisateur. Dernière touche à ce grand ménage, réorganisez les icônes sur votre bureau (supprimez les raccourcis qui ne vous servent pas) ; éventuellement, optez pour un fonds d’écran reposant comme « Marine Aquarium ».
