Dans le cadre de la passation de contrats publics et privés d’un montant au moins égal à 3000 euros, le Code du travail prévoit une obligation du donneur d’ordre de vérifier la régularité de la situation de son co-contractant au moment de la conclusion du contrat. Un devoir de vigilance s’impose également : il s’agit de vérifier que le cocontractant respecte ses obligations légales tout au long de l’exécution du contrat, et ce jusqu’à son terme.
Quelles sont les pièces à fournir ?
Concrètement, le donneur d’ordre doit se faire remettre les pièces suivantes :
1. Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 du Code de la sécurité sociale émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six mois ().
Depuis le 1er janvier 2012, l’attestation de fourniture de déclarations sociales par le cocontractant doit mentionner le paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale.
À noter que la contestation des cotisations et contributions dues devant les juridictions de l’ordre judiciaire ne fait pas obstacle à la délivrance de l’attestation. Toutefois, l’attestation ne peut être délivrée quand la contestation fait suite à une verbalisation pour travail dissimulé.
Lorsque le cocontractant emploie des salariés, l’attestation relative aux obligations déclaratives et de paiement doit mentionner :
- l’identification de l’entreprise
- le nombre de salariés employés
- l’assiette des rémunérations déclarée sur le dernier bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale adressé à l’organisme de recouvrement par le sous-traitant.
Attention : le donneur d’ordre doit également s’assurer de l’authenticité de l’attestation remise par son cocontractant auprès de l’organisme de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale. Cette attestation est sécurisée par un dispositif d’authentification délivré par cet organisme. Le donneur d’ordre vérifie l’exactitude des informations figurant dans l’attestation transmise par son cocontractant par voie dématérialisée ou sur demande directement auprès de cet organisme au moyen d’un numéro de sécurité.
2. Un justificatif d'immatriculation qui peut être :
- un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ;
- ou une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers ;
- ou un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle avec les mentions suivantes :
. nom ou dénomination sociale,
. adresse complète,
. numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente ;
- ou enfin un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.
L’article D.8222-5 du Code du travail n’oblige pas à recueillir ce justificatif d’immatriculation pour tous les fournisseurs ou cocontractants. En effet il n’est obligatoire que pour les entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés, ou au répertoire des métiers, ou encore pour les professions réglementées (notaires, avocats, médecins…).
Un justificatif d’immatriculation n’est pas forcément un K-bis, car tout d’abord le K-bis est un document relatif aux entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés et donc inexistants pour les artisans, mais également pour bon nombre d’autres structures (associations, auto-entrepreneur, organisme public…). Libre, donc, à chaque donneur d’ordre de choisir le justificatif d’immatriculation qui lui convient le mieux, quels documents il souhaite demander et à quel type de fournisseur, du moment que ces règles sont respectées.
3. La liste nominative des salariés étrangers employés par le cocontractant et soumis à autorisation de travail (article D.8254-2 du Code du travail - décret n° 2007-801 du 11 mai 2007)
Cette liste, établie à partir du registre unique du personnel, précise, pour chaque salarié concerné : sa date d’embauche, sa nationalité, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
Ces données étant extrêmement sensibles le cocontractant devra :
- informer ses salariés (de la communication possible de ces informations à une société cliente française) ;
- penser à ne transférer strictement que les données pertinentes et demandées ;
- penser à sécuriser le transfert (éviter un e-mail en clair, par exemple) ;
- créer une entrée dans le registre du correspondant informatique et libertés (CIL) avec pour finalité "communication à un client de la liste des travailleurs étrangers".
Cas particulier des entreprises de travail temporaire : la formalité est réputée accomplie lorsque les informations relatives au salarié figurent dans le contrat de mise à disposition conclu avec l’utilisateur.
Attention : les pièces devant être sollicitées semestriellement auprès du cocontractant sont strictement énumérées à l’article D.8222-5 du Code du travail, et constituent pour le donneur d’ordre des obligations formelles auxquelles il ne saurait se soustraire. Pas d'autre pièces que celles pré-citées, pensez donc à ne plus demander d'attestation sur l'honneur.
En cas de défaut de présentation de ces pièces, le donneur d'ordre doit ne pas engager ou faire cesser la relation contractuelle et mettre en demeure son cocontractant de régulariser sa situation si ce défaut apparaît en cours d'exécution du contrat.
Cette demande ou injonction prend la forme d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle contient, outre les mentions classiques (telles que la date, les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, la signature, la mention « mise en demeure ») :
- la description du manquement auquel le cocontractant doit mettre fin,
- les mesures qu’il doit accomplir ainsi que le délai qui lui est imparti pour régulariser sa situation.
Il paraît préférable de préciser également la sanction encourue par le cocontractant s’il ne réagit pas.
Ces obligations imposent au donneur d’ordre de faire preuve d’une extrême attention dans le choix du professionnel avec lequel il contracte pour la réalisation d’un travail ou la fourniture d’un service, afin de s’assurer pendant toute la durée du contrat que ce professionnel exerce en toute régularité son activité et ainsi de ne pas avoir à supporter les conséquences, pénales et financières, d’un délit de travail dissimulé.
Retrouvez l’article "Lutte contre le travail dissimulé : conseils de spécialistes", en
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