Créé en mars 2009, le Service des achats de l'Etat (SAE) a pour mission d'optimiser la stratégie achats de l'Etat, via notamment la massification et mutualisation des achats et la conclusion de marchés et accords-cadres au niveau central. Considérant que la massification est aujourd'hui bien engagée sur de nombreux segments d'achats - ce qui a d'ailleurs suscité pas mal de critiques venant des petites entreprises, s'estimant désavantagées par ces pratiques (lire ici) - , le SAE met aujourd'hui en avant sept bonnes pratiques pour accroître la performance des achats. Les voici :
- n° 1 : Négocier les offres à chaque fois que c'est possible. Pour le SAE, il faut systématiser le recours à la négociation dès que le Code des marchés publics le permet. La négociation permet d'améliorer l'offre d'un point de vue économique mais aussi technique, logistique, environnemental et sociétal. Le processus doit être encadré pour éviter tout risque : pour chaque soumissionnaire retenu pour la phase de négociation, « des objectifs de négociation sont définis et formalisés. A l'issue des phases de négociation, il est demandé à chaque soumissionnaire de la liste restreinte une dernière meilleure offre qui clôture les négociations. »
- n° 2 : Choisir la bonne pondération dans ses critères d'attribution. « Trop souvent estime le SAE, le pouvoir adjudicateur baisse de manière exagérée le poids des critères financiers pour afficher ses exigences qualitatives alors que le degré de qualité attendue d'un prestataire doit se traduire dans le cahier des charges ». C'est pourquoi le service recommande, « autant que possible, de rendre prépondérant le critère financier »... et d'adopter une démarche en coût global.
- n° 3 : Exprimer son besoin au plus juste et ouvrir des variantes.
- n° 4 : Adapter la durée de ses marchés. Cette durée se répercute en effet directement sur le niveau de l'offre tarifaire, explique le SAE. Il conseille ainsi de partir sur une durée de quatre ans pour des achats nécessitant des investissements lourds de l'entreprise, et des durées de un ou deux ans pour des marchés où les tarifs sont volatiles.
- n° 5 : Stimuler la concurrence. Par exemple, au-delà de 4000 euros, l'acheteur veillera à obtenir un nombre suffisant de candidatures, évalué par le SAE à quatre ou cinq. La présence parmi eux de deux nouveaux acteurs à côté des fournisseurs historiques étant un plus...
- n° 6 : Evaluer l'exécution du marché. Une bonne habitude à prendre : « inscrire dans son cahier des charges des demandes d'indicateurs de performance et de relevés d'incidents adressés périodiquement à l'acheteur et aux utilisateurs concernés ».
- n° 7 : Privilégier les prix fermes (le SAE rappelle cependant l'obligation d'insérer une clause de révision de prix pour les marchés de travaux d'une durée supérieure à trois mois dont les fournitures sont soumises à de fortes fluctuations de prix).
Pour consulter la fiche « Les sept meilleures bonnes pratiques achat » du SAE,cliquez ici.
