Découvrons comment fluidifier les étapes qui jalonnent la création et la mise à jour efficace d’un planning de chantier et l’importance de mettre en place des processus collaboratifs entre les chantiers & les agences.
Anticiper & préparer
Durant la semaine, les conducteurs de travaux préparent leurs besoins en ressources, que ça soit en termes matériel ou personnel. La communication se fait essentiellement des chantiers vers les agences de travaux. Cette étape préliminaire est cruciale pour anticiper la montée en charge, pouvoir se projeter, définir le rôle de chacun, garantir la disponibilité du personnel et se répartir ensuite les ressources de manière efficace.
Pour faciliter cette préparation, des pratiques telles que la communication préalable des besoins avant une heure butoir sont mises en place afin de garantir une prise en compte des desideratas. Certaines entreprises comme Eurovia ou NGE décident de mettre en place un logiciel de planning de chantier collaboratif tel que Dispatcher. Dispatcher est un outil SaaS qui permet planifier, d’organiser et d’optimiser les ressources. Il offre l’avantage d’un support de communication commun et partagé où chaque conducteur de travaux peut remonter ses besoins sur ces chantiers et être autonome. C’est ce qu’illustre Benjamin Jarry, conducteur de travaux chez Okeenea à travers ses propos : « Cela nous permet de communiquer entre Conducteurs de travaux, entre personnes qui vont solliciter des ressources directement sur nos besoins et la disponibilité ou pas des ressources, contrairement à un fichier que l’on s’enverrait. Donc c’est complètement interactif entre nous les Conducteurs de travaux et avec Sylvain qui nous dirige, et ça offre une souplesse et ça devient un vrai moyen de communication. »
La bonne pratique observée : s’accorder sur une heure butoir pour partager ses besoins en ressources
Collaborer et arbitrer
Vient ensuite la réunion de planification. C’est un moment de collaboration où toutes les parties prenantes se retrouvent autour de la table, des conducteurs de travaux au directeur d’agence. C’est l’occasion de discuter des différents chantiers, de choisir les meilleures options en cas de conflits d’affectation tout en tenant compte des contraintes et des aléas. Il est important de composer avec les différentes expertises pour tenir les délais.
L’adoption d’un outil de planification collaboratif comme Dispatcher permet à tous les participants d’être connectés en même temps sur le même planning, avec la même information, d’avoir une vue globale sur l’ensemble des chantiers et des affectations, favorisant ainsi une prise de décision éclairée et un arbitrage en cas de conflits.
De plus, ces réunions de planifications peuvent désormais se dérouler à distance, en regroupant les utilisateurs de sites différents et être un vrai gain de temps pour les différentes personnes concernées. Chez TPPL, ils partagent leur expérience : « Nous avions notre réunion d’exploitation du jeudi matin, sur laquelle nous mettions beaucoup de monde sur la route puisque nous alternions entre les sites d’Angers, Saumur et Tours. Donc on avait une perte de temps importante. »
Aussi, le témoignage de Bertrand, directeur d’exploitation de l’agence Artois-Hainaut au sein de Ramery Bâtiment illustre cette réalité et les avantages tangibles de la mise en place de Dispatcher : « Au sein de mon entité, on se réunit tous les mercredis après-midi pour échanger sur nos ressources, sur la main d’œuvre, sur nos compagnons, sur la répartition. L’ancienne méthode, on utilisait des tableaux Excel un peu pénible à manipuler, où j’avais uniquement la main. La répartition se faisait en séance avec les différents Conducteurs de travaux et Directeurs de travaux etc. On mettait 1h30, voire 2h, à se répartir les moyens nécessaires sur les différents chantiers. Aujourd’hui, avec l’utilisation de Dispatcher, chaque Conducteur de travaux, chaque Responsable d’affaires à la main sur Dispatcher. Ça leur permet d’anticiper la réunion du mercredi. De déjà répartir des ressources ou d’exprimer leurs besoins en ressources. J’ai Dispatcher de prêt avant la réunion, ça me permet de la préparer, d’anticiper les besoins et le déplacement de ressources sur les différentes opérations. Donc on arrive en séance et on se répartit en 15 minutes, une demi-heure, la main d’œuvre sur les ressources sur nos différents chantiers. »
La bonne pratique observée : l’organisation des réunions de planification à distance grâce à la mise en place d’un outil de planification qui permet d’être tous connectés au même moment.
Faire évoluer et communiquer
Une fois le planning établi ou mis à jour, il reste un élément vivant qui nécessite une adaptation continue aux aléas du chantier. Les retards de livraison, les conditions météorologiques défavorables ou les problèmes techniques imprévus peuvent affecter le déroulement du projet. La capacité à réagir rapidement à ces imprévus dépend en grande partie de la communication entre les différentes parties impliquées. Il est essentiel de faire évoluer le planning de manière efficace, en assurant une communication fluide entre les différentes agences et en optimisant la coordination interne. Afin d’optimiser, son parc matériel et ses ressources humaines, il est également courant que différentes filiales d’une même entreprise se retrouvent ensuite pour vérifier que toutes les ressources internes soient bien allouées. Evitant ainsi des coûts supplémentaires dans la réservation des ressources externes.
Les propos de Franck Cahay, directeur d’agence NGE Génie Civil pour l’agence Industrie Environnement IdF illustrent cette pratique : « Après 1 an d’utilisation de Dispatcher pour le Génie civil, nous avons décidé de l’étendre aux autres entités de la région, c’est-à-dire Guintoli EHTP, ce qui nous permet au sein de la région d’avoir une meilleure visibilité de l’activité globale. Cela simplifie les prêts de personnel entre les différentes entités. Une des forces de NGE c’est le multi-métiers, pour améliorer notre performance, nos coûts et améliorer également la satisfaction du client. Utiliser le même logiciel de planification dans les différentes entités de la région répond pleinement à cet objectif. »
« Avant Dispatcher, on utilisait énormément les tableurs Excel et les grands posters qui ornaient tous nos murs de salles de réunion et de salles de planification », nous confie Mathieu Gomes, responsable matériel Eiffage Fougerolle Ballot. Aujourd’hui, une fois le planning finalisé ou mis à jour, les agences de travaux peuvent alors l’envoyer ou l’afficher dans les agences.
La bonne pratique observée : optimiser l’utilisation de ses ressources internes (matériels et personnels) en organisant des réunions entre différents établissements d’une même entité.
En conclusion, le planning de chantier joue un rôle central dans l'orchestration de l'activité d'une agence de construction. Sa qualité et sa pertinence déterminent largement la réussite des projets. Pour garantir un planning réaliste et efficace, il est impératif de professionnaliser le processus de sa création.
Cela passe par la mise en place d'une organisation solide, avec un responsable clairement identifié et reconnu par tous les membres de l’équipe.
De plus, des processus transparents et bien définis sont essentiels pour assurer une coordination fluide entre les différentes parties prenantes, nombreuses dans ce type de projet.
Enfin, l'utilisation d'outils adaptés vient soutenir cette organisation et ces processus, en facilitant la gestion et la mise à jour du planning. En combinant une organisation efficace, des processus clairs et des outils appropriés, les agences peuvent ainsi garantir un cadencement optimal des travaux et le respect des délais, contribuant ainsi au succès de leurs projets.
Contenu proposé par Dispatcher
