Pour mieux connaître l’état des copropriétés et détecter les situations fragiles, la loi Alur a instauré un registre d’immatriculation des syndicats des copropriétaires. Les règles relatives à ce registre sont posées par un décret du 26 août 2016. Ce texte précise l’identité des déposants appelés à renseigner le registre, le périmètre des informations collectées et l’identité des personnes autorisées à le consulter. Les formalités afférentes à ce registre sont entièrement dématérialisées.
La collecte des informations
Les acteurs susceptibles d’intervenir dans la vie en copropriété peuvent être appelés à renseigner le registre. Selon les cas de figure, le télédéclarant peut être :
- le syndic en exercice ;
- le notaire ;
- le mandataire ad hoc ;
- l’administrateur provisoire ;
- l’ancien représentant légal de la copropriété ;
- le syndic provisoire.
Le décret précise que les déclarations sont réalisées au moyen d’un formulaire mis en ligne sur le site Internet du registre ou par la transmission de fichiers d’un format conforme aux spécifications d’un cahier des charges approuvé par arrêté.
Les informations collectées
Le décret précise que sont considérées comme essentielles et devant apparaître sur le registre, les données relatives à la gestion et aux comptes du syndicat : informations relatives à l’exercice comptable, au montant du budget prévisionnel, aux provisions pour travaux, aux dettes du syndicat des copropriétaires à l’égard des fournisseurs et des impayés et au nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette excède un seuil défini par arrêté.
Elles doivent être déclarées tous les ans dans les deux mois de l’assemblée générale statuant sur les comptes de l’exercice clos.
Ces informations sont conservées pendant cinq ans à compter de leur inscription
Sont également essentielles les données relatives au bâti, notamment l’indication du nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, du nombre d’ascenseurs, de la période de construction et de la nature du système de chauffage. Ces informations sont conservées sont conservées sans limité de durée.
La consultation du registre
L’accès aux informations du registre inclut les déposants mais également les établissements publics de l’État chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, les collectivités territoriales pour la mise en œuvre des mêmes politiques sur le territoire qu’elles administrent.
Les dispositions du décret entrent en vigueur le 27 août 2016. Des arrêtés viendront apporter des précisions sur les justificatifs à produire, la définition et le format des données ainsi que sur la désignation du teneur du registre.
En pratique, ces formalités d’immatriculation devront être accomplies au plus tard le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots, le 31 décembre 2017 pour les copropriétés de plus de 50 lots et le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés. Les syndicats créés après le 31 décembre 2016 devront être immatriculés immédiatement, peu importe le nombre de lots que comprend la copropriété.
Valérie Hardouin, avocate
Décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires (JO du 26/08/2016, texte n° 18)%%/MEDIA:1133829%%
